Demi Efisiensi Layanan, KUA Bojongsari Terapkan Metode Jilid pada Arsip Nikah yang Semula Berserakan
Bojongsari (KUA) -Kantor Urusan Agama (KUA) Kecamatan Bojongsari mengambil langkah inovatif untuk mengatasi permasalahan penataan dan akses dokumen penting, yaitu arsip Daftar Pemeriksaan Nikah (NB). Inovasi ini dilakukan untuk meningkatkan kerapian kantor sekaligus efisiensi pelayanan publik.
Seperti diketahui, berkas NB (sering disebut juga blanko Daftar Pemeriksaan Nikah) adalah dokumen berita acara pemeriksaan yang memuat tanda tangan penting dari calon suami, calon isteri, wali, dan petugas pemeriksa saat proses verifikasi berkas nikah (conton) berlangsung. Dokumen NB ini merupakan inti dari arsip NB yang dikumpulkan bersama seluruh persyaratan nikah lainnya, seperti Pengantar dari Desa (N1), Permohonan Nikah (N2), Rekomendasi Nikah (N10), serta data kependudukan (FC KTP, KK, dan Akta Lahir).
Pada praktiknya, selama ini arsip NB di KUA Bojongsari hanya diarsipkan dengan metode penumpukan. Setiap berkas disatukan dalam satu stof map, kemudian map-map dalam satu bulan tertentu ditumpuk menjadi satu bundel dan diikat menggunakan tali rafia.
Metode pengarsipan yang terkesan "berserakan" dan "semrawut" ini tidak hanya mengurangi estetika kerapian, tetapi juga menimbulkan masalah serius saat petugas membutuhkan akses cepat terhadap berkas-berkas tersebut di kemudian hari.
Menanggapi permasalahan tersebut, tim petugas arsip KUA Bojongsari berinisiatif melakukan inovasi pengarsipan. Solusi yang diterapkan adalah melepas semua stof map dan menjilid langsung berkas-berkas yang ada di dalamnya menjadi satu buku arsip. Penjilidan ini dikelompokkan secara terperinci berdasarkan urutan bulan dan tahun.
Dengan adanya inovasi ini, kondisi arsip NB di KUA Bojongsari mengalami perubahan drastis. Arsip yang semula berupa tumpukan map yang tidak beraturan kini tersusun rapi dalam bentuk jilidan, membuatnya lebih terorganisir dan paling penting, memudahkan petugas dalam mengakses dan menemukan berkas tertentu dalam waktu singkat sewaktu-waktu dibutuhkan. Inovasi ini menunjukkan komitmen KUA Bojongsari dalam menciptakan tata kelola administrasi yang lebih baik dan profesional.
Pewarta: Thofikkur Rokhman
